Zásady ochrany osobních údajů

Klub deskových her Herní liga

Verze 1.0 | stav ke dni 19. srpna 2026 | účinnost dnem zveřejnění

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je Jiří Kutina, IČO 02461731, se sídlem Na Mokřinách 96, 530 02 Srnojedy (dále jen „správce“ nebo „Herní liga“). Herní liga je označení používané pro provoz klubu deskových her, webu herniliga.cz a souvisejících služeb.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu herniliga@email.cz. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože pro jeho jmenování nejsou splněny zákonné podmínky.

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje členů a zájemců o členství, účastníků akcí a soutěží, zákazníků e-shopu, uživatelů bazaru, návštěvníků webu, odběratelů newsletteru, uživatelů klubových komunikačních kanálů a dalších osob, které s námi komunikují.

2. Základní pravidla

Zpracováváme pouze údaje, které potřebujeme pro konkrétní účel. Údaje nezískáváme z koupených marketingových databází a neposkytujeme partnerům neveřejné seznamy členů, účastníků nebo zákazníků. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro svou roli, zejména správce, administrátoři webu a pověření členové vedení či organizačního týmu.

Údaje zpracováváme zejména na základě:

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

3. Členství, uživatelské účty a členský adresář

3.1 Registrace a správa členství

Při registraci člena zpracováváme uživatelské jméno, jméno a příjmení, e-mailovou adresu, poštovní adresu, telefonní číslo, heslo uložené v zabezpečené podobě, zvolenou přezdívku, případnou profilovou fotografii, typ a stav členství a technické údaje související s účtem. Údaje používáme pro posouzení registrace, vytvoření účtu, správu členství, členské výhody, organizaci klubu a komunikaci.

Členskou registraci schvaluje člověk. Nepoužíváme automatizované rozhodování, které by samo rozhodlo o přijetí člena nebo mělo jiný obdobně významný dopad.

Nedokončenou nebo odmítnutou registraci odstraňujeme zpravidla do 30 dnů. Účet bývalého člena odstraňujeme zpravidla do jednoho roku od skončení členství, nejsou-li některé údaje dále potřebné pro objednávku, platbu, právní nárok nebo jiný samostatný účel.

3.2 Členský adresář

Členský adresář je dostupný pouze přihlášeným členům. Mohou v něm být zobrazeny jméno a příjmení, přezdívka, typ členství a dobrovolně nahraná profilová fotografie. Poštovní adresa se ostatním členům nezobrazuje. Telefon se ostatním členům zobrazí pouze tehdy, pokud si člen jeho zveřejnění sám zvolí.

Člen může profilovou fotografii změnit nebo odstranit a může nás požádat o opravu údajů. Údaje potřebné pro správu účtu zůstávají neveřejné a mají k nim přístup jen oprávněné osoby.

3.3 Účty externích hráčů

Nečlen může mít účet „externí hráč“ pro účast na opakovaných akcích nebo používání souvisejících webových služeb. Takový účet nemá členská ani administrátorská oprávnění a nevidí profily ostatních členů. Účet ponecháváme, dokud může rozumně sloužit tomuto účelu; zrušíme jej na žádost nebo pokud zjistíme, že již žádný účel nemá. Související objednávky se řídí vlastními lhůtami.

4. Akce, přihlášky, veřejné seznamy a formuláře

4.1 Registrace a organizace akcí

Podle typu akce můžeme zpracovávat jméno nebo přezdívku, e-mail, členský či uživatelský účet, vybraný termín, hru, vstupenku, ubytování, jídlo, věkovou kategorii dítěte a dobrovolnou poznámku. Údaje používáme k přijetí a správě přihlášky, přípravě programu, zajištění kapacity, komunikaci změn, kontrole platby a vyhodnocení akce.

Nevyžadujeme zdravotní údaje. Do volné poznámky prosím nevkládejte citlivé nebo jiné údaje, které nejsou pro organizaci nezbytné.

Záznam účasti a vstupenky uchováváme zpravidla nejvýše jeden rok po akci. Objednávka, která zahrnovala vstupenku nebo jinou službu, se uchovává samostatně podle pravidel pro e-shop.

4.2 Veřejný seznam účastníků

Pokud je u konkrétní akce použit veřejný seznam, zobrazujeme pouze účastníkem zvolenou přezdívku nebo veřejné označení a přihlášenou hru či jinou nezbytnou volbu. Nezveřejňujeme e-mail, telefon, poznámku ani stav platby. Na zveřejnění upozorňujeme před odesláním přihlášky. Veřejný seznam skryjeme nejpozději do 30 dnů po akci.

4.3 Sdílené tabulky a Microsoft Forms

U některých akcí používáme veřejně editovatelnou tabulku, do níž každý zapisuje pouze svou přezdívku a nezbytnou volbu. Odkaz umožňuje anonymní úpravy, takže ostatní uživatelé mohou vidět obsah tabulky a historii změn. Nevkládejte do ní skutečné jméno, kontakt ani jiné osobní údaje, pokud to není výslovně vyžádáno. Veřejné sdílení ukončíme zpravidla do 30 dnů po akci a neveřejnou pracovní kopii odstraníme nejpozději do jednoho roku.

Odpovědi z Microsoft Forms a obdobných organizačních formulářů odstraňujeme nejpozději do jednoho roku po akci nebo uzavření hlasování, pokud nepotřebujeme kratší dobu.

4.4 Údaje pro místa konání a dodavatele

Provozovatelům ubytování, stravování nebo místa konání předáváme pouze souhrnné počty pokojů, jídel a dalších služeb, nikoli jmenné seznamy, pokud to není pro konkrétní službu nezbytné a účastník o tom není předem informován.

5. Objednávky a platby v e-shopu

Při objednávce zpracováváme jméno, příjmení, e-mail, obsah a hodnotu objednávky, případnou poznámku, stav objednávky, způsob a stav platby a související komunikaci. Adresu ani telefon v běžné pokladně nevyžadujeme; zboží se předává osobně a nepředáváme údaje dopravci. Nákup může provést i nepřihlášený zákazník.

Údaje používáme k vyřízení objednávky, rezervaci zboží či služby, komunikaci, přiřazení platby a ochraně právních nároků. Platby se párují ručně podle údajů z internetového bankovnictví Fio banky a WooCommerce. Nepoužíváme platební bránu. Zákaznické údaje neposkytujeme dodavatelům her ani místům konání; ti zpravidla dostávají jen souhrnné počty.

Objednávky ve stavu dokončeno nebo vráceno uchováváme pět let a poté je anonymizujeme, pokud další uchování nevyžaduje právní povinnost nebo probíhající nárok. Nezaplacenou nebo zrušenou objednávku uchováváme nejvýše jeden rok a neúspěšnou objednávku 30 dnů. Pokud objednávka čeká na naskladnění nebo poskytnutí služby, tato lhůta začíná až po jejím vyřízení nebo zrušení.

Automatické e-maily WooCommerce slouží pouze k vyřízení objednávky a nejsou newsletterem.

6. Soutěže, výsledky a ankety

6.1 Soutěž Herní liga a Boardgame Open

Pro vedení soutěží zpracováváme skutečné jméno v neveřejné pracovní evidenci, účastníkem zvolenou přezdívku, výsledky, body, pořadí a případně jednotlivé fotografie. Pracovní výsledky vede správce v neveřejné tabulce na OneDrivu.

Na webu zveřejňujeme pouze přezdívky, výsledky, body a pořadí. U pravidelné soutěže Herní liga jsou výsledky dostupné jen členům; u Boardgame Open mohou být výsledky veřejné. Přezdívku si hráč volí sám. Výsledky mohou zůstat dlouhodobě jako historie soutěže. Na odůvodněnou žádost posoudíme změnu nebo anonymizaci označení hráče. Při osobním vyhlášení na galavečeru může být oznámeno skutečné jméno vítěze.

6.2 Členské ankety

U ankety můžeme po omezenou dobu zpracovávat uživatelský účet, zvolenou odpověď a technický záznam potřebný k zabránění opakovanému hlasování. Identifikující protokoly jednotlivých hlasů odstraňujeme nejpozději jeden rok po skončení ankety. Anonymní souhrnné výsledky můžeme uchovat dlouhodobě.

7. Bazar, komentáře, recenze a výpůjčky

7.1 Členský bazar

U bazarového inzerátu zpracováváme identitu nebo veřejné označení prodejce, popis a fotografie nabídky, cenu, místo předání a zvolený kontakt. Telefon může být zveřejněn pouze dobrovolně po upozornění, že bude viditelný veřejnosti. Kontaktní formulář předává prodejci jméno, e-mail, předmět a text zprávy odesílatele.

Inzerát zveřejňujeme nejvýše 120 dnů. Osobní údaje a média inzerátu odstraňujeme zpravidla do 30 dnů po jeho skončení nebo smazání, tedy přibližně do 150 dnů od zveřejnění.

7.2 Komentáře a Gravatar

U komentáře zpracováváme zvolené veřejné jméno, text, e-mail a technické údaje potřebné pro doručení a ochranu proti zneužití, zejména IP adresu a informace o prohlížeči. Veřejně je viditelné jméno a text. Komentář může být dostupný po dobu existence související stránky; neveřejný e-mail, IP adresa, informace o prohlížeči a vazba na účet odstraňujeme zpravidla po jednom roce. Spam odstraňujeme do 30 dnů.

U komentářů může být načten avatar ze služby Gravatar provozované společností Automattic. Do služby se předává hash odvozený z e-mailu a běžné síťové údaje návštěvníka, zejména IP adresa. Pokud tuto službu nechcete využít, použijte e-mail bez přiřazeného Gravataru nebo nás požádejte o odstranění vazby.

7.3 Recenze a autorské příspěvky

Autor recenze nebo jiného článku si volí, zda bude veřejně označen celým jménem, křestním jménem nebo přezdívkou. Článek a autorské označení mohou zůstat v dlouhodobém obsahovém archivu. Autor může požádat o změnu nebo anonymizaci svého označení.

7.4 Výpůjčky her

Pro výpůjčku z klubové ludotéky evidujeme vypůjčitele, hru, datum vypůjčení a vrácení a případný problém s nevrácením nebo poškozením. Záznam uchováváme po dobu výpůjčky a nejvýše jeden rok po vrácení; déle jen po dobu řešení otevřeného nároku nebo sporu.

8. Newsletter a běžná komunikace

8.1 Newsletter

Newsletter zasíláme pouze osobám, které se k němu samostatně přihlásily a potvrdily přihlášení prostřednictvím double opt-in, případně v rozsahu, v němž zákon dovoluje informovat stávajícího zákazníka o vlastních obdobných službách. Newsletter není podmínkou členství, registrace ani nákupu a příslušné políčko není předem zaškrtnuté.

Zpracováváme e-mail, případně jméno, datum, zdroj a znění přihlášení, potvrzení double opt-in a stav odběru. Nesledujeme individuální otevření newsletteru ani kliknutí na odkazy. Uchováváme pouze technické informace nezbytné pro doručení, chyby a odhlášení.

Odběr lze kdykoli bezplatně ukončit odkazem v každém e-mailu nebo zprávou na herniliga@email.cz. Po odhlášení ponecháváme minimální záznam e-mailu a stavu odhlášení po dobu nezbytnou k tomu, abychom adresu znovu nezařadili bez nového oprávnění. Doklad o souhlasu a rozesílce můžeme uchovat nejvýše pět let od posledního odeslání nebo odhlášení pro ochranu právních nároků.

8.2 E-mail, sociální sítě a běžné dotazy

Při komunikaci zpracováváme kontaktní údaje, obsah zprávy a údaje potřebné k vyřízení dotazu. Běžnou e-mailovou korespondenci uchováváme zpravidla nejvýše pět let od poslední komunikace; zjevně nepotřebné zprávy můžeme odstranit dříve.

Soukromé zprávy na Facebooku nebo Instagramu používáme jen pro běžné dotazy. Objednávky a přihlášky mají být podány určeným webovým formulářem, e-mailem nebo prostřednictvím e-shopu. Provozovatel sociální sítě zpracovává údaje také podle vlastních pravidel.

9. Fotografie, videa a zvukové záznamy

Na akcích můžeme pořizovat přiměřené reportážní fotografie a videa za účelem dokumentace činnosti klubu, informování o akcích a propagace. O fotografování informujeme předem na stránce nebo v registraci a také na místě. Účastník může při příchodu oznámit pořadateli, že si nepřeje být fotografován; pořadatel tuto informaci předá fotografujícím osobám.

U běžných reportážních záběrů vycházíme z oprávněného zájmu na dokumentaci a přiměřené propagaci a z pravidel na ochranu podoby podle občanského zákoníku. Před cíleným portrétem, rozhovorem nebo použitím, v němž je konkrétní člověk hlavním objektem propagačního sdělení, si vyžádáme výslovné svolení. U dítěte žádáme svolení rodiče nebo zákonného zástupce.

Vybrané fotografie a videa můžeme zveřejnit na webu Herní ligy, Facebooku, Instagramu nebo YouTube a uložit v neveřejném klubovém archivu na OneDrivu či v omezeném organizačním prostoru Discordu. Přístup k pracovnímu archivu mají jen administrátoři a osoby pověřené marketingem a sociálními sítěmi. Vybraný materiál můžeme uchovat dlouhodobě, dokud má dokumentační nebo propagační význam. Odstraňujeme omylem vložené nebo nevhodné kopie a materiál, pro který účel zanikl.

Pokud požádáte o odstranění konkrétní fotografie nebo videa, žádost posoudíme s ohledem na okolnosti a oprávněné zájmy. Pokud jí lze vyhovět, odstraníme materiál bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do 30 dnů, z kanálů a archivů, které máme pod kontrolou. Nemůžeme zaručit odstranění nezávislých soukromých kopií jiných účastníků.

10. Klubový Discord a sociální sítě

Klubový Discord je neveřejný a přístupný na pozvánku členům. Uživatel používá vlastní účet Discord. Ostatní členové příslušného kanálu mohou vidět jeho zobrazované jméno, profilový obrázek a obsah příspěvků. Zvláštní organizační kanály jsou dostupné pouze vedení a pověřeným organizátorům.

Při skončení členství odebereme přístup ke klubovému Discordu zpravidla do 30 dnů. Přístup k organizačním kanálům odebíráme bezodkladně při skončení role. Historické zprávy se automaticky nemažou, pokud zůstávají součástí běžné komunitní nebo organizační historie. Citlivější osobně zaměřené záznamy odstraňujeme, jakmile již nejsou potřebné pro řešení konkrétní situace.

Na sociálních sítích zpracováváme veřejný profil, komentář, reakci, zprávu a případně kontakt výherce soutěže. Vlastní pracovní seznam výherců odstraňujeme po vyhlášení; nezbytný doklad o průběhu a komunikaci s výhercem nejpozději do jednoho roku. Účast v soutěži neznamená přihlášení k newsletteru.

11. Web, bezpečnostní záznamy a cookies

11.1 Technický provoz a zabezpečení

Při návštěvě webu a přihlášení zpracováváme IP adresu, datum a čas, požadovanou stránku, informace o zařízení a prohlížeči, bezpečnostní události a údaje potřebné pro relaci, košík a přihlášení. Tyto údaje používáme k provozu webu, diagnostice chyb, ochraně před zneužitím a zabezpečení účtů. Bezpečnostní a přihlašovací záznamy uchováváme zpravidla nejvýše jeden rok, pokud konkrétní incident nevyžaduje delší řešení.

11.2 Nezbytné cookies

Bez souhlasu používáme jen technické cookies a obdobné úložiště nezbytné pro přihlášení, bezpečnost, košík, objednávku, zapamatování volby cookies a fungování požadované služby. Bez nich nemusí být možné některé funkce poskytnout.

11.3 Analytické, preferenční a externí služby

Analytické cookies a netechnické externí prvky aktivujeme až po souhlasu uděleném v nastavení cookies. Jde zejména o měření návštěvnosti pomocí Burst Statistics, připsání zdroje objednávky ve WooCommerce a podle obsahu konkrétní stránky o vložené služby Google Maps, YouTube, Google Fonts nebo Jitsi. Bez souhlasu zůstávají tyto služby zablokované nebo nahrazené statickým prvkem.

Souhlas lze kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu „Nastavení cookies“ v patičce webu. Odmítnutí je stejně snadné jako přijetí a nemá vliv na základní funkce webu. Aktuální seznam jednotlivých cookies, poskytovatelů, účelů a dob platnosti je uveden přímo v nastavení cookies, protože se může měnit spolu s technickým nastavením webu.

12. Příjemci a poskytovatelé služeb

Osobní údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat nebo obdržet:

Členové a veřejnost se stávají příjemci těch údajů, které uživatel zveřejní v členském adresáři, výsledcích, bazaru, komentáři, přihlášce do veřejného seznamu nebo na sociálních sítích. Rozsah viditelnosti popisujeme u každého procesu.

13. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Webhosting a hlavní e-mailové služby jsou provozovány v Evropské unii. Někteří poskytovatelé globálních služeb, zejména Microsoft, Google, Meta, Discord a Automattic, však mohou údaje zpřístupnit nebo zpracovat také mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech.

Takové předání probíhá pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro účastníky EU-US Data Privacy Framework, standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiných platných záruk použitých daným poskytovatelem. Podrobnosti jsou uvedeny v zásadách příslušného poskytovatele; na žádost poskytneme dostupné informace o použitých zárukách.

14. Děti a nezletilí

Členství ani účast na běžné akci nemají obecně stanovenou nejnižší věkovou hranici a standardně nezjišťujeme datum narození. U některých rodinných akcí můžeme vyžádat jen věkovou kategorii dítěte pro výběr vhodného programu.

Souhlas s online službou může dítě v České republice udělit samo od 15 let; u mladšího dítěte musí souhlas potvrdit rodič nebo zákonný zástupce. To se týká zejména dobrovolného newsletteru. U cílených portrétů a rozhovorů dítěte vyžadujeme svolení rodiče nebo zákonného zástupce.

Organizační komunikaci s nezletilým vedeme přednostně ve společném klubovém kanálu nebo přes rodiče. Soukromá zpráva musí být věcná, souviset s klubovou činností a nesmí zbytečně vyžadovat citlivé nebo soukromé údaje.

15. Doby uchování – souhrn

Oblast Základní doba uchování Poznámka
Nedokončená nebo odmítnutá registrace 30 dnů Po ověření, že nejde o chybně označeného člena
Aktivní členský účet Po dobu členství Bývalý účet zpravidla do 1 roku od skončení
Účet externího hráče Po dobu trvání účelu Výmaz na žádost nebo po zániku účelu
Přihláška a vstupenka na akci 1 rok po akci Objednávka má samostatnou lhůtu
Veřejný seznam účastníků 30 dnů po akci Poté se skryje
Microsoft Forms / pracovní kopie akce 1 rok po akci Veřejný odkaz se ukončí dříve
Dokončená nebo vrácená objednávka 5 let Poté anonymizace, není-li důvod pro delší uchování
Nezaplacená nebo zrušená objednávka 1 rok Neúspěšná objednávka 30 dnů
Bazarový inzerát 120 dnů + 30 dnů Poté výmaz osobních údajů a médií
Newsletter Do odhlášení Minimální suppression záznam déle; doklad zpravidla nejvýše 5 let
Běžná e-mailová komunikace 5 let od poslední zprávy Nepotřebné zprávy lze odstranit dříve
Komentář Po dobu stránky Neveřejné technické údaje 1 rok; spam 30 dnů
Hlasovací protokol ankety 1 rok po skončení Anonymní souhrn dlouhodobě
Odpověď organizačního formuláře 1 rok po akci nebo uzavření Anonymní souhrn může zůstat
Výpůjčka hry 1 rok po vrácení Déle jen při otevřeném nároku
Výsledky soutěže Dlouhodobě Ve veřejné části jen zvolená přezdívka a výsledky
Vybrané fotografie a videa Po dobu dokumentačního či propagačního účelu Námitky a žádosti posuzujeme individuálně
Přihlašovací a bezpečnostní logy 1 rok Déle jen při řešení incidentu
Serverové zálohy Podle cyklického plánu záloh Smazané údaje se po obnově nevracejí do běžného provozu

Uvedené lhůty se mohou přiměřeně prodloužit, pokud údaje potřebujeme k plnění právní povinnosti, řešení reklamace, incidentu, sporu nebo ochraně právních nároků. Po skončení účelu údaje odstraníme nebo anonymizujeme.

16. Vaše práva

Podle okolností máte právo:

Žádost pošlete na herniliga@email.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Totožnost obvykle ověříme pomocí e-mailu evidovaného u účtu, objednávky nebo registrace; kopii dokladu požadujeme jen výjimečně, pokud vzniknou odůvodněné pochybnosti.

Právo na výmaz není absolutní. Některé údaje musíme nebo můžeme ponechat například kvůli právní povinnosti, obhajobě nároku, svobodě projevu nebo oprávněnému historickému a dokumentačnímu účelu. Vždy posoudíme konkrétní situaci a vysvětlíme výsledek.

17. Zabezpečení a změny zásad

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména individuální přístupy, omezení oprávnění, zabezpečená hesla, aktualizace, zálohování a kontrolu přístupů. Žádné internetové úložiště však nelze považovat za zcela bezrizikové.

Tyto zásady kontrolujeme nejméně jednou ročně a také před zavedením nové služby nebo významnou změnou zpracování. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu herniliga.cz. Pokud se změna významně dotkne uživatelů, upozorníme na ni vhodným způsobem.